Wie viele Fälle können im Fallmanagement von einer Person betreut werden?

Um diese Frage seriös beantworten zu können, müssen für das Arbeitsfeld die genauen Anforderungen erhoben werden, wie dies etwa bei einer Personalbemessung geschieht. Aus vorliegenden Erfahrungen und Untersuchungen zum Case Management in der Rehabilitation können vier Schlüsselfragen abgeleitet werden, um diese Anforderungen zu erheben.

1. Wie umfangreich und wie komplex sind die zu koordinierenden Aufgaben? Welche Bereiche der ICF sind betroffen? Eine hohe gesundheitliche Einschränkung auf der körperlichen Ebene bedeutet grundsätzlich noch keinen hohen Betreuungsbedarf. Hier kann z. B. der Hausarzt eine Lotsenfunktion wahrnehmen. Der Fallmanagementbedarf steigt, wenn darüber hinaus Einschränkungen auf der Ebene der Aktivitäten und der Partizipation an Arbeit und Gesellschaft vorliegen und eine Koordination der gesundheitlichen Leistungen mit weiteren Leistungen zur Teilhabe „wie aus einer Hand“ notwendig ist.
2. Handelt es sich um Leistungen eines Reha-Trägers oder sind mehrere Träger beteiligt? Wenn beim leistenden Rehaträger alle Fäden zusammenlaufen, sollte dort auch die Fallverantwortung angesiedelt werden. Wenn diese Aufgabe bei einer Person angesiedelt ist und diese sich noch mit anderen Trägern abstimmen muss, limitiert das die Zahl der gleichzeitig zu betreuenden Fälle deutlich.
3. Wie kompetent arbeitet das Leistungserbringernetzwerk? Je professioneller im Leistungserbringernetz gearbeitet wird, d. h. je mehr die Leistungserbringer bezogen auf das übergeordnete Teilhabeziel mitdenken, desto weniger hat das Fallmanagement zu tun. Umgekehrt gilt, dass bei Fällen, die eine Einbeziehung von in der Zusammenarbeit wenig erfahrenen Leistungserbringern erfordern, der Koordinationsaufwand steigt.
4. Wie hoch ist der Anteil beim Direktkontakt, wie groß ist der regionale Einzugsbereich und wie ist das Verhältnis von Kontaktzeit und Regiezeit? Großen Einfluss hat die Zahl der Direktkontakte zwischen dem Leistungsberechtigten und der/m Fallmanager/in sowie die Zahl der Teilhabekonferenzen. Diese erfordern zusätzliche Fahrt-, Vor- und Nachbereitungszeiten einschließlich der Dokumentation. Wenn z. B. ein Verhältnis von 1:4 angesetzt wird, macht das bei einem sehr aufwändigen Fall mit 15 Stunden Kontaktzeit einen Gesamtaufwand von 60 Stunden. Damit könnte z. B. eine Vollzeitstelle maximal 30 solcher Fälle betreuen.